マンション理事長の取説

管理規約に理事長の役割が書かれています。最初に目を通しておきましょう。

継続中の課題・トラブル・工事予定を聞きます。分かる範囲でメモに残しておきます。

前任者とあわせて、管理会社からも継続中の課題や工事予定を聞きます。担当者と良い関係を作ると、1年が楽になります。

日常業務は管理会社が担うことが多いですが、最終的な判断は管理組合が行います。どこまで任せているかを契約書で確認します。

誰が日常業務を担っているか、管理規約や管理委託契約書で確認します。分からないことは理事会で相談しましょう。

これらの資料は、今年度の判断のよりどころになります。保管場所も確認しておきます。

理事長個人で勝手に決めず、理事会・総会の手続きを踏みます。困ったら早めに管理会社や理事会に相談しましょう。

多くのマンションでは1〜2か月に1回程度です。理事が参加しやすい日程を決めます。

毎回、議題を整理してから理事会に臨みます。当日の進行が楽になります。

理事会の議事録は簡潔に、決定事項を中心に残します。

滞納者の名前など、住民の個人情報は扱いに注意します。資料の共有範囲を決めておきましょう。

自分の知人の業者に発注するなどは避けます。選定の過程は理事会で共有します。

収支、積立金の残高と今後の計画をチェックします。分からない点は管理会社に説明してもらいましょう。

滞納の状況を確認し、対応は理事会で決めます。個人情報の扱いに気をつけ、管理会社とも相談します。

現在の滞納状況を、管理会社に確認しておきます。

見積もりは複数社から取り、理事会で比較・検討します。

大規模修繕など大きな決定は総会の決議が必要です。進め方を管理会社と確認します。

今後の工事予定と積立金の計画を確認し、理事会で共有しておきます。

年1回の通常総会で、決算・予算・役員選任などを決議します。議案書は管理会社と協力して作成します。

開催日・場所の案内と、当日の進行の確認をします。分からないことは管理会社と相談しましょう。

継続中の課題や決まったことを書き出します。1年で全部を解決しようとせず、次期への申し送りも立派な成果です。

まとめた資料を渡し、管理会社の担当者にも引継ぎを伝えます。この取説を更新して渡すのもおすすめです。

理事長は「みんなで決める場を回す人」です。1年間の協力にお礼を伝えます。