会議を主催する取説

「この会議が終わったとき、何が決まっていればいいか」を1文で書きます。目的は「決める」「共有する」「アイデアを出す」のどれかをはっきりさせます。

何を決める会議かを書き出し、検討したい案があれば先にまとめておきます。誰が最終的に決めるのかも確認しておきましょう。

共有が目的なら、集まって話す内容は質問や確認が必要な部分だけに絞れるかを考えます。短い時間でも十分なことが多いです。

ホワイトボードや共有画面で議論を見える化するなど、出た意見が一目で分かる進め方を決めておきます。

決める人・情報を持っている人・実行する人を中心にします。「念のため」の参加者は、あとから議事メモで共有すれば十分なことが多いです。

うまく進めている先輩や上司に、準備や進行で気をつけていることを聞いてみましょう。一人で抱えず、頼ってかまいません。

前回の議事メモを見返し、長引いた・決まらなかった理由を1つ選んで、今回の工夫を決めます。

議題ごとに時間を割り振ります。会議時間は30分を基本にすると密度が上がります。

メモ担当を事前に決めておくと、進行に集中できます。録画や共有ドキュメントを使う方法もあります。

人数に合う会議室を予約し、プロジェクターやホワイトボードなど必要なものが使えるか確認します。

招待のURLを送り、資料を共有画面で見せられるか事前に試しておきます。

偉い人や声の大きい人の意見だけで決まらないよう、事前に意見を集めておく方法があります。

目的・終了時刻・進め方の3点を、話す順にメモしておくと、緊張していても落ち着いて始められます。

オンライン会議では、冒頭で一言ずつ話してもらうと発言しやすくなります。

出た意見や決まったことを書き出しながら進めると、話が整理され、認識のずれが減ります。

発言が特定の人に偏らないよう、「若手から」など順番を決めて意見を聞きます。

テーマから外れた話は否定せず、いったん預かって別の機会に回します。時間内に目的へ戻りましょう。

結論が出なかった点は、そのまま記録し、次にどう決めるかも書き添えます。

共有した内容について不明点があれば、どこに連絡すればよいかを議事メモに書いておきます。

次回に生かせるよう、よかった点と直したい点を1つずつメモに残しておきます。